Die Erwartungen der BürgerInnen an eine digitale Verwaltung steigen stetig. Sie fordern schnelle, transparente und unkomplizierte Verwaltungsprozesse, die nicht länger durch Bürokratie und lange Wartezeiten ausgebremst werden. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Kommunen dazu, alle wesentlichen Verwaltungsleistungen bis spätestens 2024 online bereitzustellen.
Doch viele Kommunen stehen noch sehr am Anfang dieser Transformation. Fehlende Ressourcen, veraltete IT-Systeme und Datenschutzbedenken erschweren die Umsetzung. Wie kann eine Kommune die digitale Transformation erfolgreich gestalten und welche Strategien und Best Practices helfen dabei, die Digitalisierung nachhaltig umzusetzen?
1. Warum Digitalisierung für Kommunen unerlässlich ist
Die Verwaltung steht vor einer Reihe dringender Herausforderungen, die nur durch Digitalisierung effizient bewältigt werden können:
a) Bürger erwarten digitale Verwaltungsleistungen
73 % der befragten BürgerInnen sagten in einer Studie der Bitkom mit digitalen Behördengängen sparen sie Zeit und es wäre aus Ihrer Sicht problemlos möglich. Bereits 2022 nutzten über 60 % der BürgerInnen digitale Verwaltungsangebote, doch viele Prozesse sind noch papiergebunden.
Im gleichen Jahr hatten gerade einmal 25% der Kommunen eine ausgearbeitete Digitalisierungsstrategie.
b) Fachkräftemangel zwingt Kommunen zur Automatisierung
Bis 2030 fehlen in deutschen Kommunen laut dem Deutschen Städte- und Gemeindebund mehr als 840.000 Fachkräfte. Automatisierte Workflows und digitale Aktenführung entlasten Mitarbeiter und steigern die Effizienz. So ermöglichen es digitale Lösungen, Personalengpässe zu kompensieren und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
c) Gesetzliche Vorgaben treiben die Digitalisierung voran
Das OZG schreibt die umfassende Digitalisierung von Verwaltungsleistungen in etwa 575 Leistungsbündeln vor. Zusätzlich beinhalten einige Gesetze Informations- oder Beratungspflichten, welche durch digitale Lösungen auch einfacher angeboten werden können, vgl. §§ 13 ff. SGB I.
2. Die größten Hürden für Kommunen bei der Digitalisierung
Trotz der klaren Vorteile gibt es zahlreiche Hindernisse:
a) Veraltete technische Infrastruktur
Viele Kommunen arbeiten mit veralteten IT-Systemen, die nicht für eine durchgehende Digitalisierung ausgelegt sind. Selbst wenn die E-Akte bereits eingerichtet ist, sind oft die Fachverfahren nicht Stand der Technik.
Die Anbindung an zentrale Identifikationsdienste wie BundID oder BayernID ist teils noch nicht flächendeckend umgesetzt.
b) Datenschutz und IT-Sicherheit als Herausforderung
Die DSGVO und Sondervorschriften wie die in SGB X setzen hohe Standards für den Schutz von Daten. Diese sind auch notwendig, da alleine 2023 über 800 Angriffe auf Unternehmen und Institutionen zur Anzeige gebracht wurden. Auch die Anzahl der Angriffe auf Kommunen stieg rapide.
c) Fehlende Kompetenz in der Verwaltung
In vielen Kommunen fehlen Digitalisierungsbeauftragte oder Datenschutzbeauftrage, die Prozesse zentral koordinieren. Verwaltungsmitarbeiter benötigen gezielte Schulungen, um digitale Prozesse effizient nutzen zu können. Die Umstellung von langjährigen analogen Verfahren erfordert eine klare Veränderungsstrategie und Durchführung.
3. Strategische Leitlinien für eine erfolgreiche Digitalisierung
Kommunen, die die digitale Transformation erfolgreich gestalten möchten, sollten sich an folgenden Leitlinien orientieren:
a) Interkommunale Zusammenarbeit nutzen
85 % der Kommunen in NRW setzen bereits auf Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern, ExpertInnen und anderen Kommunen. Gemeinsame Projekte ermöglichen Kosteneinsparungen und eine einheitliche regionale Angebote.
b) Nutzerzentrierung und Barrierefreiheit sicherstellen
Digitale Verwaltungsangebote müssen für alle Bürgergruppen zugänglich sein (u. a. Menschen mit Behinderungen, ältere Menschen). Digitale Bürgerportale mit mehrsprachiger Unterstützung und einfacher Benutzerführung erhöhen die Akzeptanz.
c) Sicherheit und Datenschutz priorisieren
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Pseudonymisierung sind oft unverzichtbar. Dafür gibt es die schriftformersetzenden Identifikationsnachweise wie BundID, BayernID etc., welche hier eingesetzt werden können. Selbst aber bei Kommunikation, welche an keine Form gebunden ist, sollte zumindest die DSGVO berücksichtigt werden.
Regelmäßige IT-Sicherheitsaudits helfen, Datenschutzverletzungen zu verhindern.
Fazit: Strategisch angehen, aber auch in die Umsetzung kommen.
Kommunale Entscheider müssen jetzt handeln, um die digitale Transformation aktiv zu gestalten. Die zentralen Erfolgsfaktoren sind: Technische Infrastruktur modernisieren, Datenschutz und IT-Sicherheit in den Fokus rücken, Mitarbeiter aktiv in den Digitalisierungsprozess einbinden, Interkommunale Kooperationen für Effizienzsteigerung nutzen
Das Onlinezugangsgesetz gibt den Rahmen vor – es liegt an den Kommunen, ihn sinnvoll zu nutzen. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern eine Chance, Bürgernähe, Effizienz und Transparenz in der Verwaltung zu erhöhen.
Ihr Ansprechpartner für digitale Verwaltungsprozesse
Kommunen, Länder und Institutionen stehen bei der Umsetzung digitaler Verwaltungsprozesse vor vielfältigen Herausforderungen. LeistungsLotse unterstützt Sie mit praxisnaher Beratung und maßgeschneiderten Lösungen. Wenn Sie Unterstützung bei der digitalen Implementierung benötigen, stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Kontaktieren Sie uns – gemeinsam gestalten wir eine moderne und effiziente Verwaltung!
Quellen:
Stadt.Land.Digital, Eine Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz, Stand Juni 2022
Bitkom, Digitale Verwaltung: Die meisten Menschen wollen ihre Anliegen online erledigen (https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Digitale-Verwaltung-Menschen-wollen-Anliegen-online-erledigen#_)