Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine der größten Herausforderungen in Deutschland. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet alle Behörden, Verwaltungsleistungen digital bereitzustellen. Dabei müssen IT- und Digitalisierungsbeauftragte sicherstellen, dass der digitale Austausch sowohl formlos als auch formgebunden rechtskonform funktioniert. Doch wie kann dies technisch umgesetzt werden?
1. Warum die Trennung von formloser und formgebundener Kommunikation sinnvoll sein kann
Kommunen stehen vor der Aufgabe, digitale Dienstleistungen für BürgerInnen einfach und barrierefrei zugänglich zu machen. Gleichzeitig gibt es formale Anforderungen, die bestimmte Verwaltungsakte nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder über gesicherte Identifizierungsverfahren zulassen, vgl. § 36a Abs. 2 SGB I.
Formlose Kommunikation: Oft schlichtes Verwaltungshandeln wie Anfragen, einfache Terminbuchungen, allgemeine Informationen.
Formgebundene Kommunikation: Meistens Verwaltungsakte (VA), wie Bescheide, Widersprüche, Antragsverfahren mit Identitätsnachweis. Generell bedarf der VA keiner bestimmten Form, aber oft ist sie vorgeschrieben, vgl. § 24 Abs. 2 S. 1 WoGG.
Gerade das nichtförmliche Verwaltungsverfahren ( § 9 SGB X) in Kombination mit den Hinwirkungspflichten der Sozialträger aus §§ 16 Abs. 3, 17 SGB I, verlangt eine einfache, zweckmäßige und zügige Kommunikation um dem Schutzgedanken der Vorschriften ausreichend Rechnung zu tragen. Dass die meisten staatlichen Plattformen bereits für die formlose Antragstellung und Kommunikation schriftformersetzende Identifizierungsmechanismen fordern, wird dieser Anforderung an die Nichtförmlichkeit nicht gerecht.
2. Technische Lösungen zur Trennung der Kommunikationswege
Ein Lösungsansatz könnte eine zwei-Stufen-Architektur sein, die für BürgerInnen nutzerfreundlich ist und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Um eine klare Trennung zwischen formloser und formgebundener Kommunikation zu ermöglichen, gibt es verschiedene technische Lösungen:
Niedrigschwellige Portale für formlose Kommunikation: Ein Webformular oder eine Serviceplattform, auf der BürgerInnen ohne Identifizierung allgemeine Anfragen stellen können.
Identifizierte Zugänge für formgebundene Prozesse: Hier kommen BundID, BayernID oder De-Mail ins Spiel. Diese ermöglichen eine sichere Authentifizierung und die Übermittlung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis.
Solche Hybriden Lösungen können einen optimalen Ausgleich zwischen den Pflichten der Sozialträger und der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen schaffen. BürgerInnen erhalten dann eine einfache E-Mail oder SMS-Benachrichtigung, wenn eine behördliche schriftformgebundene Mitteilung in einem sicheren Portal (mit Identifizierungspflicht) abrufbar ist.
3. Anforderungen an die technische Umsetzung
IT-Dienstleister müssen darauf achten, dass digitale Verwaltungsplattformen:
Interoperabel mit bestehenden OZG-Lösungen sind,
Sichere Authentifizierungsmöglichkeiten (eID, De-Mail, ELSTER) dort bieten, wo es nötig ist,
Datenschutzkonform gemäß DSGVO/ §§ 67 a ff. SGB arbeiten.
4. Best-Practice: LeistungsLotse als Vorbild für digitale Verwaltungsplattformen
LeistungsLotse stellt für BürgerInnen einen einfachen Zugang zu den Sozialträgern dar. Mit verständlichen Erklärtexten, einer schrittweisen Antragstellung und Prüfmechanismen für verschiedene Leistungen, wird ein niedrigschwelliger Zugang für formlose Kommunikation geschaffen, während formgebundene Kommunikation unter einem separaten aber integrierten Zugang abrufbar ist. Damit wird dem Schutzgedanken der § 9 SGB X und §§ 16 ff. SGB I erstmals ausreichend Rechnung getragen
Fazit
Die digitale Verwaltung erfordert technische Lösungen, die sicher, gesetzeskonform und benutzerfreundlich sind. Kommunen, die in eine zukunftssichere IT-Architektur investieren, werden nicht nur die Anforderungen des OZG erfüllen, sondern auch langfristig effizienter arbeiten.
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